Desde hace algún tiempo, las empresas se han cuestionado acerca de la viabilidad de la digitalización de sus documentos, sin convencerse del todo sobre las ventajas que acarrea. A través de los años, muchas de las que optaron por realizar este trabajo han logrado reducir sus costos significativamente, además de conseguir otros beneficios en sus procesos de almacenamiento documentario. La reducción de los documentos físicos, la eliminación de los files o archivadores y la desocupación de los espacios dedicados al archivo son parte de los logros conseguidos con la digitalización. La Gestión Documentaria Digital se ha convertido en la tendencia que ha cambiado el futuro del tratamiento de la información en las empresas. 

Hoy en día, el ciclo de vida de un documento ha sufrido una transformación; en años anteriores consistía en la producción, administración y almacenamiento. Ahora, en cambio, consiste en la producción, captura de imagen, almacenamiento virtual, administración y distribución. Muchas empresas, como www.argontech.com.ar, están ofreciendo el servicio de digitalización para optimizar los procesos. Los beneficios que consiguen las empresas cuando implementan la digitalización de documentos incluyen el ahorro de espacios físicos, disminución del tiempo en procesos, una mayor productividad, el aumento de la seguridad y una mayor responsabilidad con el medio ambiente.  

Recientes estudios dan cuenta de la relación entre la digitalización de los documentos y el aumento de los niveles de productividad, debido a la disminución del tiempo que un trabajador destina a la búsqueda de un documento en formato físico. Por lo general, las oficinas destinan varios metros cuadrados de espacio para el almacenamiento de sus archivos, lo que conlleva a pérdidas de tiempo en administración, clasificación y búsqueda de documentos. El almacenamiento de documentos físicos, además, va en contra de la imagen corporativa de la empresa y aumenta el riesgo de errores en la administración de los archivos. 

El ahorro de los costos también es uno de los beneficios más tangibles de la Gestión Documentaria Digital. Es posible lograr una disminución de los costos al dejar de comprar papel, destinar menos espacio físico para el almacenamiento de los archivos y reducción de los costos relacionados al personal encargado de la custodia de los archivos. Además, las horas hombre destinadas a la búsqueda de información cuando los documentos se encuentran en formato digital son mucho menores, lo que repercute en una mejora sustancial en la ejecución presupuestaria. En este enlace es posible encontrar más info sobre cómo las empresas pueden disminuir considerablemente sus costos y optimizar sus procesos al digitalizar sus documentos.   

Por su parte, en lo que se refiere a la seguridad de la información, las empresas pueden implementar medidas de protección de datos al momento de digitalizar sus documentos, de una forma más efectiva que el almacenamiento en formato físico. Es posible limitar los accesos de ciertos documentos, filtrar el ingreso al sistema documentario con claves de acceso, además de previsualizar todo o solo una parte del archivo dependiendo del usuario. De esa forma, la seguridad en el tratamiento de la información en los sistemas documentarios digitales está más que garantizada.  

Por último, el ahorro de papel al momento de digitalizar los documentos ayuda a mejorar el medio ambiente. Las oficinas verdes pueden disminuir considerablemente su consumo de papel al año, lo cual repercute en un mejor tratamiento al ecosistema. Los cálculos de ahorro de papel en una empresa promedio son asombrosos; un solo empleado puede dejar de consumir hasta 10 mil hojas de papel por año.

La Gestión Documentaria Digital brinda grandes beneficios a las organizaciones y es posible acceder a ella con una menor inversión que en años anteriores. Muchas empresas ofrecen este servicio a precios realmente competitivos por lo que la digitalización de documentos es ya parte fundamental en una administración exitosa.